A tutti i clienti/fornitori
INFORMATIVA E RICHIESTA DI CONSENSO AL TRATTAMENTO DEI DATI
ai sensi dell'art. 13 del D.lgs 196/03 - Codice sulla Privacy
(pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale 29 luglio 2003, Serie generale n. 174, Supplemento ordinario n. 123/L)
Vi informiamo che in seguito all’instaurato rapporto contrattuale sopra riportato ed in corso di esecuzione, la nostra società è in possesso di Vostri dati qualificati, dal D. Lgs.196/2003, “Codice in materia di protezione dei dati”, dati personali anche se acquisiti verbalmente, sia direttamente, sia tramite terzi.
Il Codice in oggetto impone, a chi effettua trattamento di dati personali, che il trattamento stesso avvenga con correttezza, liceità e trasparenza al fine di tutelare la riservatezza ed i diritti del soggetto i cui dati sono trattati, soggetto al quale deve essere fornita, dal trattante, un’adeguata informazione in merito alle modalità del trattamento e agli elementi qualificanti dello stesso.
In ossequio a tale normativa Vi forniamo le seguenti informazioni onde acquisire il Vostro consenso in merito.
Natura dei dati trattati
Tutti i dati richiestiVi, sia anagrafici, sia fiscali sono obbligatori e necessari per lo svolgimento dei rapporti contrattuali in oggetto instaurati in essere ed, eventualmente, futuri.
Precisiamo di non aver acquisito il possesso di alcun Suo dato qualificabile come sensibile, o giudiziario (art. 4 lettera d) ed e) del Codice).
Finalità del trattamento
I Vostri dati verranno trattati in relazione alle esigenze contrattuali (commerciali, economiche e finanziarie), ed ai conseguenti adempimenti degli obblighi legali e fiscali, per tutta la durata del rapporto contrattuale ed, anche successivamente.
Modalità del trattamento
Il trattamento dei Vostri dati consisterà, oltre che nella raccolta, anche nella loro registrazione, conservazione, modificazione, comunicazione, diffusione ed (eventuale) cancellazione e sarà effettuato sia con l’utilizzo di supporti cartacei, sia con l’ausilio di strumenti elettronici, informatici e telematici, secondo le modalità e con strumenti idonei a garantire la riservatezza dei dati stessi, in conformità di quanto previsto dagli artt. 31 e seguenti del Dlgs 196/2003, relativi alle “misure minime di sicurezza per il trattamento di dati personali”.
In particolare, saranno adottate tutte le misure tecniche, informatiche, organizzative, logistiche e procedurali di sicurezza, come previste dal Dlgs 196/2003, in modo che sia garantito il livello minimo di protezione dei dati previsto dalla legge.
Inoltre, Vi assicuriamo che le metodologie applicate garantiscono che l’accesso ai dati sia consentito alle sole persone incaricate del trattamento da parte della nostra società.
La conservazione dei documenti, cartacei ed informatici, avrà la durata di dieci anni, come prevista dal Codice Civile.
Conseguenze del rifiuto dei dati
In caso di mancata comunicazione dei dati indispensabili per adempiere alle finalità di cui sopra, le conseguenze saranno costituite dall’impossibilità di adempiere correttamente alla normativa fiscale e amministrativa in vigore, con il rischio di incorrere nell’applicazione di pene pecuniarie, sanzioni amministrative, eventuali sanzioni penali, provvedimenti di sospensione o revoca di autorizzazioni e/o licenze, irrogate dai competenti Uffici, intendendosi quindi esonerato lo scrivente da ogni e qualsiasi responsabilità.
Soggetti a cui potranno essere comunicati i dati personali
I Vostri dati personali potranno essere comunicati a:
• Personale dell'Azienda in qualità di responsabili e incaricati al trattamento per la gestione delle pratiche relative al contratto posto in essere; il personale è stato debitamente istruito in materia di sicurezza dei dati personali e del diritto alla privacy.
• Istituti di credito per le operazioni di incasso e pagamento.
• Commercialisti, altri liberi professionisti affini e società di servizi per la tenuta dei libri contabili e per la corretta esecuzione degli adempimenti fiscali di legge.
• Organi di Stato preposti a verifiche e controlli circa la regolarità degli adempimenti contabili e fiscali previsti dalla legge.
Resta in ogni caso fermo il divieto di comunicare o diffondere i Vostri dati personali non necessari per l’espletamento dei servizi o prodotti da Voi richiesti.
Diritti dell'interessato
In relazione al trattamento dei dati personali l'interessato ha diritto, ai sensi dell'art. 7 (Diritto di accesso ai dati personali ed altri diritti) del Codice della Privacy:
1. di ottenere la conferma dell'esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile;
2. di ottenere l’indicazione:
a) dell’origine dei dati personali;
b) delle finalità e modalità del trattamento;
c) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici;
d) degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell’articolo 5, co. 2;
e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati.
3. di ottenere:
a) l'aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l'integrazione dei dati;
b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;
c) l'attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato.
4. di opporsi, in tutto o in parte:
a) per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
b) al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale.
Il titolare del trattamento dei dati è VODICHEM ITALIA S.R.L. , Codice Fiscale 04881120721, Tel. 080/ 3628233-3614462 Fax. 080/3612944
E-Mail: vodichem@hotmail.com
Titolare del trattamento dati è VOLPE ENRICO, Codice Fiscale VLPNRC41P28E625L
Per esercitare i diritti previsti all'art. 7 del Codice della Privacy, sopra elencati, l'interessato dovrà rivolgere richiesta scritta alla Società “VODICHEM ITALIA S.R.L. VIA A. VOLTA, 70 - 70037 RUVO DI PUGLIA ( BA), Tel. 080/ 3628233-3614462 Fax. 080/3612944 E-Mail: vodichem@hotmail.com, sottoponendo la richiesta stessa all’attenzione del Titolare del trattamento.
VODICHEM ITALIA S.R.L.
(Intestazione del fornitore)
Spett.le Vodichem Italia s.r.l.
Via A. Volta, 70 – 70037 Ruvo di Puglia (Ba)
Codice Fiscale 04881120721
CONSENSO AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
Ai sensi del D.Lgs. 196/2003
La sottoscritta ditta/società dichiara di aver ricevuto completa informativa ai sensi dell’art. 13 del D.Lgs. 196/2003, unitamente a copia dell’art. 7 del decreto medesimo, e presta il suo libero consenso affinché il Titolare e i Responsabili incaricati procedano al trattamento dei miei dati personali e alla loro comunicazione nell’ambito dei soggetti e per le finalità indicati nell’informativa medesima.
Esprime anche il consenso per eventuali trattamenti di dati personali definiti “sensibili” nei limiti in cui sia strumentale per le finalità del trattamento elencate nella presente informativa.
Luogo, 14.03.2006 Timbro e firma leggibile del fornitore
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DA RESTITUIRE TIMBRATO E FIRMATO A MANO
O A MEZZO POSTA
O A MEZZO FAX AL N. 080/3612944
Ruvo di Puglia, 31-01-2004, to all our Suppliers/Customers
Information and Request of authorization to the data handling
According to the art. 13 of the Legislative Decree 196/03 – Privacy Code (published on Gazzetta Ufficiale 29/07/2003, Serie generale n. 174, Supplemento ordinario n. 123/L.
Dear Suppliers/Customers,
we inform you that, because of our contractual agreement (see above), our company owns your qualified data and, from the Legislative Decree 196/2003 “Personal Data Protection Code” these are considered personal data even though they are acquired verbally, both directly and through third parties.
This Code obliges that the personal data handling has to be fair and transparent, so that the confidentiality and the rights of the above mentioned people are protected. These people have to be given suitable information by the company about the way of data handling and its qualified elements.
According to this law we give you the following information in order to acquire your authorization.
Nature of the handled data
All the data required, both private and fiscal, are compulsory and necessary for present and future agreements.
We would like to point out that we do not own any of your sensitive and judicial data (art. 4 Code letter d) and e).
Purpose of the handling
Your data will be handled according to the contractual requirements (commercial, economic and financial ones) and according to the carrying out of the fiscal and legal duties, for the whole time of the contractual agreement, and then too.
Way of handling
The handling of your data will consist in collection, logging, conservation, modification, communication, spreading and (possible) deletion; it will be effected both by paper and electronic and computer supports, according to the ways and with appropriate instruments, in order to guarantee the confidentiality of the data, according to art. 31 and the following ones of the Legislative Decree 196/2003, concerning the safety measures for the personal data handling.
In the specific instance, all the technical, organization, logistic and safety measures will be adopted in order to guarantee the necessary level of data protection, according to the law.
Moreover, we assure you that the methodologies applied guarantee that the data access will be allowed only to people assigned by our company for that purpose.
The conservation of paper and computer documents, will last 10 years, according to the Civil Code.
Consequences of the data refusal
In case of lack of communication of the data, criminal and administrative fines, suspension or retraction of authorization and/or licence could be applied by the competent departments.
Subjects personal data will be communicated to
Your personal data could be communicated to:
• Company staff, appropriately qualified for protection of personal data and privacy.
• Lending Institutions for receipts and payment.
• Chartered accountants, freelancers and companies providing services for books of account and the execution of fiscal carrying out.
• State Bodies in charge of checking the regularity of account and fiscal carrying out according to the law.
It is absolutely forbidden the communication or the spreading of your personal data which are not necessary for the fulfilment of services or products you required.
Your rights
In relation to the handling of your personal data, you have the right, according to art. 7 (right to access personal data and other rights) of the code:
1) to obtain the confirmation about the existence of your personal data, even though they are not logged yet, and their communication in a intelligible way.
2) to obtain the information:
a) about the source of personal data;
b) about the aims and ways of the handling;
c) about the logic applied if the handling is effected by means of electronic instruments;
d) about the identity information of the owner, managers and representative nominated according to art. 5, par. 2;
e) about subjects or subject categories the personal data have been communicated to or that have been informed as representatives nominated by the State, managers or appointees;
3) to obtain:
a) the update, that is the correction and, whenever you are interested, the integration of data;
b) the deletion, the transformation in the anonymous way or the block of the data handled in violation of law, including the ones that do not need to be preserved, considering the reasons why they have been collected and then handled;
c) the attestation that the information in letter a) and b) have been disclosed to third parties the data have been communicated to, except the case that the fulfilment is impossible or implies the use of wrong means.
4) to oppose, totally or partially:
a) to the handling of your personal data for licit reasons, even though they are pertinent to the aim of their collection;
b) to the handling of your personal data for the sending of advising materials or direct selling or for market research or of trade communication.
The owner of the handling of data is VODICHEM ITALIA S.R.L., Tax Code: 04881120721, Tel. 0039 0803628233 – 3614462, Fax. 0039 0803612944, E-mail: vodichem@hotmail.com
The owner of the handling of data is VOLPE ENRICO, Tax Code: VLPNRC41P28E625L
As for the rights according to art. 7 of the Privacy Code, make your request in written form to the attention of the company’s owner, to VODICHEM ITALIA S.R.L. VIA A. VOLTA, 70 – 70037 RUVO DI PUGLIA (BA), Tel. 0039 0803628233 – 3614462, Fax. 0039 0803612944, E-mail: vodichem@hotmail.com